このワザで解決!

 Gmailでは、受信したメールはすべて[受信トレイ]に置かれます。ラベルを付けても受信トレイから移動することはなく、[受信トレイ]上でラベルが表示されるだけです。

 そこで、Gmail独特の「アーカイブ」(書庫、保管庫といった意味)機能をうまく利用しましょう。用件が済んだメールは順次アーカイブして、[受信トレイ]をすっきりさせておきます。こうしておけば、[受信トレイ]に並ぶ用件が済んでいないメールがToDoリストの代わりにもなります。[移動▼]-[(ラベル名)]とクリックすれば、ラベルを付けたうえでアーカイブすることも可能です。アーカイブしたメールは削除されるわけではなく、[すべてのメール]でいつでも読んだり返信したりできます。

 朝のメールチェックで読んだメールをアーカイブ、1つの仕事が終わったら関連するメールをアーカイブ、というように作業を進めていくことで、すっきりとしたメール環境と進行管理のワザを手に入れることができます。

メールをアーカイブする

メールがアーカイブされる      ,メールの本文を表示しておく,一覧で選択したメールをまとめてアーカイブすることもできる  ,[アーカイブ]をクリック

[ヒント]一連のやりとりをまとめて表示する「スレッド」

Gmailが持つ独特の機能の1つに「スレッド」があります。これはメールの一連のやりとりを1件ずつ表示するのでなく、掲示板のように返信のつながりを再現して表示するものです。最初の件名に対し「Re:○○」としてメールが続く場合、メールが自動的にスレッドとして扱われます。最初は少し戸惑うこともありますが、話の流れが追いやすく、便利な機能です。