アーカイブは一般的に「書庫」と訳されますが、Gmailにおいては「用が済んだメールを保管すること」と考えてください。大容量と強力な検索機能を備えるGmailでは、「メールはとりあえずためておき、必要になったら検索して引き出す」というデータベース的な利用スタイルがもっとも適しています。とはいえ、必要がなくなったメールを［受信トレイ］にためておくと、メールを一覧するときの利便性が下がってしまいます。アーカイブは、そのようなときに［受信トレイ］をすっきりさせる手段と覚えておきましょう。

メールをアーカイブすると［受信トレイ］から消えますが、そのメールに返信があった場合は自動的に［受信トレイ］に戻り、未読状態で表示されます。つまり、返信を見落とす心配はありません。やりとりが完結していないスレッドなど、現在進行中のメールは［受信トレイ］に残しておくとよいでしょう。

アーカイブしたメールは［すべてのメール］で一覧表示できます。ただ、［すべてのメール］には［迷惑メール］と［ゴミ箱］を除く「アカウント内のすべてのメール」が表示されるので、アーカイブしたメールだけを表示することはできません。そもそもアーカイブという操作は特別な場所へメールを移すことではなく、「メールから［受信トレイ］というラベルをはずすこと」とほぼ同義です。［送信済みメール］や［下書き］も、一種のラベルと考えられます。「あらゆるメールがラベルで管理されている」点が、Gmailの特徴です。

必要になったメールを読み返したい場合は、［受信トレイ］に戻しておいたほうが便利です。アーカイブしたメールを［受信トレイ］に戻すには、［すべてのメール］で必要なメールを選択してから、［受信トレイに移動］をクリックします。