フィルタは事前に設定した条件に応じてメールを振り分ける機能で、Outlookで言えば「ルール」にあたります。検索ボックスのキーワードをそのままフィルタの条件にでき、さまざまな操作を適用できます。メールソフトでフォルダーに振り分けるのと同様に、自動的にスターやラベルを付けるのが基本的な活用法ですが、例えば「ときどき目を通せばいいだけのメールマガジンは、すぐに既読にしてアーカイブする」といった設定も可能です。

［この条件でフィルタを作成］をクリックすると、メニューの背後には、そのフィルタで抽出されたメールの一覧が表示されます。思うような抽出結果が得られていない場合は［検索オプションに戻る］をクリックし、条件を変更してみましょう。

一度作成したフィルタは、［ 設定］を表示して［フィルタ］をクリックすれば編集・削除できます。フィルタの一覧で［編集］をクリックすると［フィルタ］が表示されるので、条件を編集して［続行］をクリックし、フィルタによる操作を選択します。［フィルタを更新］をクリックすれば完了です。なお、［削除］をクリックすると、確認なしですぐに削除されるので注意しましょう。

フィルタを使えば、差出人や件名などの条件が一致したメールを、ほかのメールアドレスに自動転送できます。ただし、転送先のメールアドレスの所有者であることを証明するため、Googleからの確認メールをそのメールアドレスで受信し、承認の手続きを済ませないと設定できません。フィルタを作成する前に準備しておきましょう。

出張などで返信ができない場合は、不在通知を設定しておきましょう。［連絡先リストのメンバーにのみ返信する］をチェックすれば、連絡先に追加されている相手にだけ有効になります。