Gmailにおけるアーカイブとは、「保管」といった意味合いの機能です。Gmailではメールを削除してしまうと通常の検索対象にならないうえ、一定期間が経過するとメールが完全に消えてしまいます。アーカイブすれば、［すべてのメール］を表示することで時系列に並んだ状態の全メールを確認でき、検索して取り出すことも可能です。従来のメールソフトで、再利用の可能性が低そうなメールを削除していた人も、Gmailでは「削除しないでアーカイブ」するのがおすすめです。

いったんアーカイブしたメールは［受信トレイ］から消えますが、そのメールに対して返信があると、スレッドが自動的に新着メールとして［受信トレイ］に戻ってきます。アーカイブされたまま見逃してしまう、という心配はありません。

メールの本文を表示、またはメールを選択して［削除］（ゴミ箱のアイコン）をクリックすると、メールが［ゴミ箱］に移動します。30日間が経過するか、ラベルの一覧で［開く］をクリックして［ゴミ箱］を表示し、［完全に削除］をクリックすると削除されます。

メールの一覧の左上にあるチェックボックスと［▼］を活用すると、メールをまとめて選択できます。スターの有無、未読・既読といったメールの状態に応じてメールを一度に選択したり、選択したメールのチェックを解除したりすることが可能です。

アーカイブしたメールを読み返したい場合や、誤ってメールをアーカイブしてしまった場合でも、簡単に［受信トレイ］に戻せます。［すべてのメール］で該当するメールを選択してから、［受信トレイに移動］をクリックしましょう。アーカイブした直後であれば、画面上部に表示されるメッセージの［取消］をクリックしてもOKです。