【Teams踏み込み活用術】Microsoft Teams（マイクロソフト・チームズ）を使いこなす達人のワザを紹介！ この連載では、企業への導入・活用支援を手がける著者による現場の利用実態に根ざした視点から、Teamsの一歩踏み込んだ活用法を解説します。
チームで使うファイルは［ファイル］タブで管理する
活用する機能：
会話に添付して共有できる
ファイルはチャネルを使って共有できます。もっとも簡単なのが、投稿するメッセージにファイルを添付する方法です。
メッセージに添付されたファイルは、そのチャネルの［ファイル］タブにまとめて保存されています。そのため、過去に共有されたファイルと同じ名前のファイルを添付しようとすると、ファイルの置換を確認するメッセージが表示されます。ここで置換した場合、過去のメッセージに添付されたファイルも同時に置換されてしまうので、注意しましょう。
入力ボックスにファイルをドラッグ＆ドロップ、もしくは❶［添付］からファイルを選択すると、メッセージに❷ファイルを添付できる。添付されたファイルをクリックすると、Teams上で表示される。
メッセージに添付されたファイルは、❸［ファイル］タブに集約される。
タブ内でファイルを直接管理する
ファイルは、チャネルの［ファイル］タブに直接保存することもできます。メンバーが新しいファイルの内容を確認するには、［ファイル］タブでアップロードされたファイルを開く必要があります。
［ファイル］タブでは、フォルダーを使って共有されるファイルを整理できます。会話のメッセージに直接ファイルを添付すると、［ファイル］タブの直下に保存されてしまうため、整理しづらいです。ファイルを整理しながら共有したいときは、［ファイル］タブで任意のフォルダーにアップロードするといいでしょう。
ファイルをアップロードしたら、チャネルにメッセージを投稿してメンバーに伝えましょう。このとき、［チームとチャネルを参照］からアップロードしたファイルを添付しておくと、メッセージからもファイルを表示できます。［ファイル］タブのファイルのURLをコピーして投稿した場合でも、同じように動作します。
この操作は、過去に共有したファイルを、会話内で再び添付するときにも利用できます。何度も同じファイルを共有しないよう、覚えておきましょう。
ファイルをドラッグ＆ドロップ、もしくは❶［アップロード］からファイルを直接保存できる。❷［新規］からフォルダーを作成し、そこにファイルを追加することも可能。ファイルを右クリック、もしくはファイルの❸［アクションを表示］をクリックして表示されたメニューから［リンクをコピー］をクリックすると、ファイルのURLが取得できる。
❹［添付］→❺［チームとチャネルを参照］を順にクリックすると、メッセージに［ファイル］タブのファイルを添付できる。ファイルのリンクを貼り付けた場合も、同様に動作する。
画像や写真を共有する
画像や写真をメッセージに添付するには、ファイルと同じようにドラッグ＆ドロップすれば共有できます。それに加え、Web上やWord、Excel、PowerPointなどに含まれる画像や図をコピー＆貼り付けで共有することも可能です。
一見同じ結果になりそうなこの2つの方法ですが、大きな違いがあります。ファイルをドラッグ＆ドロップで共有すると、画像はファイルとして共有されるため［ファイル］タブに保存されます。しかし、画像をコピー＆貼り付けした場合は、画像はデータとして直接メッセージに保存されるので、［ファイル］タブには保存されません。
メンバー間で、あとから参照したり再利用したりする画像であれば、画像はファイルとして共有する必要があります。ただし、会話の中の装飾的な役割や、その場限りでの利用にとどまるような画像なら、画像データのコピー＆貼り付けで共有するといいでしょう。後から参照する必要のない画像ファイルが［ファイル］タブに混ざってしまうことを防げます。
不要なファイルを削除する
不要なファイルが増えてきたり、企業によってはチームの容量制限があるなどの理由で、過去のファイルを削除する必要も出てきます。
ここで削除されたファイルは、SharePointの「ごみ箱」に移動します。移動してから93日間、またはごみ箱が空にされるまでは、復元可能です。ただし、ごみ箱の中を確認するには、SharePointを利用する必要があります。
ファイルを右クリック、もしくは❶［アクションの表示］をクリックすると、メニューが表示される。❷［削除］をクリックし、表示されるダイアログボックスの［削除する］をクリックすると、SharePointのごみ箱にファイルが移動する。
関連記事
この連載記事は、インプレスの書籍『Microsoft Teams踏み込み活用術 達人が教える現場の実践ワザ（できるビジネス）』の内容に基づいています。紹介している情報は、書籍発行時点（2021年7月）のものです。
