効果： 知識

ビデオ会議には、周囲の環境やタイムラグなど、対面でのコミュニケーションとは異なる注意点があります。ここでは、これまでに解説した機能を踏まえ、オンラインでも会議をスムーズに行うコツを紹介します。

カメラの利用有無をルール化しておく

ビデオ会議で意外と迷うのが、カメラを使うかどうかです。いちいち迷わなくて済むように、会社や部署単位でルール化しておくとよいでしょう。

特に支障がなければ、カメラはオンにするのがおすすめです。ただ相手の表情を見るだけでも、こちらの意見が伝わっているのか、それに対してどう思っているのかなど、さまざまなことを読み取れるので、スムーズなコミュニケーションを実現できます。

話し始めることを参加者に伝える

カメラを使わない場合、誰が話し始めるのかが分からず、発言がかぶってしまうことがあります。この防止に有効なのが［手を挙げる］機能です。特に多人数での会議の際は、この機能を使うことで複数の人が同時に話し始めてしまう事態を防げます。また、話し終わった後に「以上です」などと言えば、次の人が発言しやすいでしょう。

もう1つ意識したいのは、話さないときはマイクをミュートにすることです。これによって、キーボードの打鍵音などの雑音が入るのを防げます。

会議のメモでアジェンダを共有

会議中の議事録を作成するのに便利な「会議のメモ」を、アジェンダ（議題や検討事項）の共有に使いましょう。会議の開始時にアジェンダをメモしておけば、参加者全員がいつでも参照できるので便利です。