スキャナーソフトは標準でスキャンしたファイルを保存するフォルダーを設定しますが、任意のフォルダーに変更できます。効率的にファイルを管理するには、あらかじめファイルやフォルダー名のルールを決めておきましょう。これまで管理してきた紙文書をPDFファイルに移行するのであれば、これまでの整理方法をそのままパソコン上に構築することをおすすめします。ドキュメント名をファイル名にそのまま適用すれば検索も楽になります。新たに文書管理を始めるときは、ドキュメントの目的や種類によってフォルダー名・ファイル名を設定します。契約書であれば契約書別（売買契約書、機密保持契約書等）にフォルダーを作成し、ファイル名は契約する企業にします。このときファイル名の最後にアンダーバーを付け、後ろに契約の日付を入力します。例えば「XXX商事_2010-07-04」とします。これにより、同じ名称のファイルが増えても日付で検索できます。アンダーバーのルールは、家庭でスキャンするときにも使えます。