前回では、ExcelファイルをPDF形式で保存するマクロを作成しました。しかし、「いちいちマクロを表示して実行するのでは、通常の方法でPDFにするのと時間的にあまり変わらないのでは？」と感じた方もいるでしょう。

それはその通りで、［マクロの記録］で作成したマクロをそのまま使うのでは、あまり時短にはなりません。ただ、少し手を加えることで、実用的なマクロに仕上げることが可能です。例えば、「ワークシート名をファイル名に自動で付加し、ワンクリックでPDFに変換する」といったことができれば、十分な効率化が期待できるでしょう。

【エクセル時短】第36回では、記録したマクロのカスタマイズに挑戦してみましょう。さらに、マクロをすばやく実行できるように、クイックアクセスツールバーに登録します。

VBAの編集画面を表示する

Excelのマクロは、「VBA」（Visual Basic for Applications）というプログラミング言語で記述されています。よって、マクロをカスタマイズするには、VBAを編集することになります。

一気に難しい印象がしてきたかもしれませんが、ここで解説するとおりに進めれば大丈夫。［Alt］＋［F11］キーを押し、VBAの編集画面である「VBE」（Visual Basic Editor）を表示してみましょう。

1マクロを有効にしてExcelブックを表示する

前回で作成したマクロ有効ブック（.xlsm）を開きます。最初はセキュリティの警告が表示されるので、［コンテンツの有効化］をクリックし、マクロを有効化します。

2VBAの編集画面を表示する

マクロ有効ブックが開いたら、そのまま［Alt］＋［F11］キーを押してVBAの編集画面を表示します。続いて、画面左側のリストにある「Module1」をダブルクリックします。表示されたウィンドウは最大化しておいてください。

マクロをカスタマイズする

このVBAの編集画面には、ざっくり言うと「アクティブなシートを「営業実績.pdf」というファイル名でデスクトップに保存する』という意味の構文が書いてあります。この状態では、どのシートを開いていても同じファイル名で保存されてしまうので、具合がよくありません。

そこで、ワークシート名を付加して保存できるように、マクロをカスタマイズしてみましょう。

3VBAを編集する

「営業実績」と「.pdf」の間に「" & ActiveSheet.Name & "」と半角で入力します。

この行を先頭から見ると、「"C:¥Users¥（ユーザー名）¥Desktop¥営業実績" & ActiveSheet.Name & ".pdf"」となります。「ActiveSheet.Name」は「アクティブシートの名前」という意味で 、「&」で「営業実績」と「ActiveSheet.Name」と「.pdf」を連結しています。なお、「（ユーザー名）」の部分は使っているPCのアカウントによって変わります。

4カスタマイズしたマクロを実行する

①［上書き保存］ボタンをクリックし、カスタマイズしたマクロを保存しておきましょう。マクロを実行するには②［Sub/ユーザーフォームの実行］ボタンをクリックします。

5ワークシート名を付加したPDFファイル作成された

ワークシート名を付加したPDFファイルが保存されました。アクティブシートを切り替えれば、そのワークシート名が自動で付加されます。 画面右上の［閉じる］ボタンをクリックして、VBAの編集画面を閉じておきます。

クイックアクセスツールバーにマクロを登録する

マクロをカスタマイズできました。最後にクイックアクセスツールバーにマクロを登録して、すばやく実行できるようにしましょう。［Excelのオプション］から登録します。

6［Excelのオプション］-［クイックアクセスツールバー］を表示する

クイックアクセスツールバーの［クイックアクセスツールバーのユーザー設定］ボタンをクリックして、［その他のコマンド］を選択します。

7クイックアクセスツールバーにマクロを登録する

［Excelのオプション］-［クイックアクセスツールバー］が表示されました。①［コマンドの選択］から［マクロ］を選択します。②リストからマクロを選択し、③［追加］ボタンをクリックすると、クイックアクセスツールバーのリストにマクロが追加されます。最後に④［OK］ボタンをクリックします。

8クイックアクセスツールバーにマクロが登録された

クイックアクセスツールバーにマクロが登録されました。今後はこのボタンをクリックするだけでマクロを実行できます。

マクロのカスタマイズ、いかがでしたでしょうか？ VBAと聞いただけで「無理！」と思ってしまうかもしれませんが、この程度の編集だけでも、意外と便利になるものです。日々の業務にぜひ応用してみてください。