不必要なメールを受信トレイなどから移動する

Outlookで受信トレイなどに溜まったメールを整理する機能に「アーカイブ」があります。これは指定したメールを専用のフォルダー（通常は「アーカイブ」という名前のフォルダー）に移動し、受信トレイなどのフォルダーからは見えなくする機能です。

フォルダーからメールを見えなくする方法には「削除」もありますが、削除した場合と異なり、アーカイブしたメールはあとで参照したり、検索したりできます。

不要な広告メールなどの二度と読み返さないメールは削除し「もう用件は終わったが、念のために残しておいたほうがいいかもしれない」というように要不要の判断が難しいメールはアーカイブ、と使い分けるといいでしょう。

Office 365のOutlook 2016では、メールをすばやくアーカイブする仕組みが追加されました。［ホーム］タブの［削除］ボタンの隣に追加された［古いアイテムの整理］ボタンがそれです。

1クリックで、選択したメールをすぐにアーカイブできます。受信トレイをすっきりさせたいと考えているなら、積極的に使いこなしましょう。

1アーカイブしたいメールを選択する

アーカイブしたいメールが含まれるフォルダーを開き、中からアーカイブしたいメールを選択します。［Ctrl］キーを押しながらクリックすることで複数のメールを選択することも可能です。

2メールをアーカイブする

［ホーム］タブにある［古いアイテムの整理］をクリックします。

このとき、アーカイブ用のフォルダーがない場合は、フォルダーを作成するか尋ねるダイアログボックスが表示されます。このとき新規に作成できるほか、既存のフォルダをアーカイブ用に指定することも可能です。

3メールがアーカイブされた

メールが［アーカイブ］フォルダーに移動しました。［アーカイブ］フォルダーを開くと、アーカイブしたメールが確認できます。